La veille réglementaire permet à l’entreprise d’être en conformité avec le cadre législatif et les contraintes normatives. Cet exercice réclame le tri, la collecte, le stockage, le traitement et la diffusion de l’information. Face à l’évolution constante de la réglementation sectorielle ou en matière de politique HSE (Hygiène, Sécurité, Environnement), DEKRA Industrial propose l’outil personnalisé Watson. Avant de voir ses caractéristiques, intéressons-nous d’abord au travail de veille réglementaire.

A quoi sert une veille réglementaire ?


Une veille réglementaire poursuit plusieurs objectifs même si le premier d’entre eux consiste à anticiper les nouvelles réglementations. L’évolution des lois en France, au niveau européen et à l’échelon mondial, est constante. Les entreprises courent ainsi après l’entrée en vigueur de nouvelles normes contraignantes. Elles ne peuvent pas faire l’impasse sur une cellule dédiée à cet exercice, sous peine d’aller au devant de difficultés majeures et couteuses. Car la veille réglementaire ne doit pas être perçue comme une ligne de dépense supplémentaire mais bien comme un investissement.

Anticiper, c’est s’informer auprès des instances décisionnelles mais aussi auprès des organismes représentatifs du secteur d’activité dans lequel on évolue. D’ailleurs, ce type d’organisation fait bien souvent lui-même un premier travail de veille. Encore faut-il que les acteurs soient suffisamment nombreux pour pouvoir se regrouper et constituer une telle représentation. Pour des acteurs plus isolés, la veille réglementaire est une activité à part entière qui permet de voir venir les évolutions et de mettre en place des stratégies d’entreprise pour y répondre.

Les équipes en charge de la veille réglementaire ont toutefois une pression importante et constante, aussi bien technique que juridique. Elles doivent en effet s’assurer de la conformité réglementaire en faisant régulièrement un état des lieux et un comparatif entre l’aspect théorique et l’aspect pratique. Surtout, la cellule en charge de la veille réglementaire doit être en capacité de démontrer cette mise en conformité en cas de contrôle. 

Or, sans cet exercice de veille, l’anticipation, l’élaboration d’un plan d’actions et le contrôle s’apparentent à des missions impossibles.


Comment effectuer une veille réglementaire ?


Une veille réglementaire, c’est d’abord faire le tri dans l’information collectée. A l’heure où tous les acteurs croulent sous les articles et la documentation, ce travail précieux consiste à écarter l’inutile pour ne conserver que l’essentiel. Une des techniques est de catégoriser les sources par grandes thématiques, avant de définir des sous-catégories pour aller dans le détail. Evidemment, l’ampleur de cette tâche dépend du secteur d’activité. 
Dans une deuxième phase, la veille réglementaire chercher à identifier les sources de références. Celles-ci peuvent être formelles à l’instar de la presse, des sites web ou des bases de données, mais aussi informelles comme des échanges voire des entretiens par téléphone avec des experts. L’identification doit également faire la part entre les sources primaires, type textes de lois ou arrêtés ministériels, et les sources secondaires, plus explicatives et plus épurées, mais aussi parfois incomplètes ou biaisées. 

La combinaison de toutes ses sources forment un corpus d’analyse intéressant. Si ce travail exhaustif est fastidieux au départ, il est ensuite plus facile à piloter puisqu’il ne nécessite qu’une actualisation. Il faut toutefois s’atteler à collecter l’information et se créer une solide base de données dans laquelle puiser. La collecte peut par exemple passer par de l’automatisation, notamment pour tout ce qui concerne la veille sur internet (notifications d’alertes ciblées, inscription à des newsletters d’experts ou de figures d’autorité dans le secteur d’activité, inscription à un flux RSS par le biais d’application). Sans oublier la collecte active à partir de mots-clés, histoire de ratisser au plus large sans risque de passer à côté d’une information.

La dernière étape d’une veille réglementaire est le stockage de l’information, son traitement et sa diffusion. Le stockage peut se faire par un travail de centralisation et de classification dans un répertoire. Les documents doivent être datés dès qu’une mise à jour a lieu et sourcés avec des mots clés. Des experts s’attaquent ensuite au traitement par analyse des documents, recoupage des informations et synthèse. Ils extraient alors l’essentiel à savoir, de manière compréhensible pour faciliter sa diffusion auprès des équipes, et donnent leurs hypothèses d’orientation à prendre pour l’entreprise.


Veille réglementaire HSE / sectoriel


La veille réglementaire doit se différencier de l’évaluation de mise en conformité réglementaire. La première sert à identifier les sources d’informations selon la filière d’activité. Il en ressort une série d’obligations réglementaires applicables, plus connue sous la dénomination de fonds documentaire ou de référentiel de textes. Par contre, évaluer la bonne conformité réglementaire, c’est exploiter les informations collectées, stockées et traitées par des experts pour savoir si oui ou non l’entreprise entre bien dans le cadre réglementaire en vigueur.

Ce cadre est plus ou moins mobile selon la thématique. L’aspect sectoriel est plus simple à suivre dans le sens où une presse spécialisée s’en fait écho ou qu’une organisation collective s’y intéresse. L’affaire se complexifie lorsque l’angle de la veille est transverse. Le cas le plus emblématique est sans conteste la veille HSE qui couvre les champs de la santé au travail, de la sécurité au travail et de l’environnement. D’où l’instauration de systèmes de management ISO 14001, ISO 45001 et OHSAS 18001 qui permettent aux entreprises de caler leur veille réglementaire HSE sur ces process à respecter. 

Plusieurs étapes permettent de construire sa veille réglementaire HSE qui diffère légèrement de la veille réglementaire sectorielle. Il faut d’abord structurer le processus de veille avant de construire son référentiel réglementaire HSE. L’entreprise doit donc opérer à un audit exhaustif pour faire un état des lieux sur les questions HSE en planifiant des objectifs à atteindre, en rédigeant un plan d’actions, en évaluant les résultats, en renforçant les acquis et en corrigeant les carences. 

La veille réglementaire HSE intervient dans toutes les étapes suite à son évolution permanente qui réclame une adaptation de tous les instants.


Watson : l’offre DEKRA en matière de veille réglementaire


Conscient des enjeux d’une veille réglementaire réussie, DEKRA Industrial met à disposition de ses clients l’outil WATSON. C’est un assistant personnalisé en ligne qui dispose de plus de 10 000 textes de références. Autant de fiches qui permettent aux entreprises d’appliquer les obligations réglementaires.

Sa simplicité et son ergonomie favorisent une prise en main rapide. La recherche est paramétrable en fonction des besoins et des secteurs d’activité. Peu importe d’ailleurs le domaine puisque le périmètre de veille réglementaire de WATSON est complet. Dès qu’une information qui concerne le client parait, une notification d’alerte personnalisée est transmise par e-mail, ce qui permet une réactivité maximale pour les équipes.

L’outil publie tous les mois un entretien avec des experts qui détaillent un sujet d’actualité. Au programme : les nouveautés réglementaires sur les normes environnementales, les risques électriques, les pompes à chaleur, etc. Au cœur des préoccupations de DEKRA Industrial, permettre aux entreprises de se positionner rapidement face aux obligations réglementaires mouvantes. Ces dernières peuvent ainsi apporter une réponse adaptée afin de satisfaire aux exigences des référentiels ISO 14001, UIC, OHSAS 18001, MASE, etc.

Avec WATSON, l’entreprise assure non seulement sa veille réglementaire mais peut établir un plan d’actions pour garantir sa bonne mise en conformité. Nos clients s’appuient sur un réseau de 50 experts nationaux et régionaux, un service de documentation dédié et une veille réglementaire que nous nous appliquons par la force des choses (accréditations, agréments, contribution aux groupes de travaux avec les autorités de tutelle) depuis plus de 125 ans.

Si vous avez des besoins spécifiques, en plus de WATSON, nos consultants HSE sont également présents pour vous accompagner sur vos enjeux réglementaires que ce soit en créant votre référentiel personnalisé ou pour effectuer des audits de conformité. N’hésitez pas à nous contacter via le formulaire ci-dessous.

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